Die Einführung einer Standardsoftware im Unternehmen besteht in der Praxis häufig nicht nur aus dem Kauf oder der Bereitstellung eines fertigen Programms. Die Software muss installiert, an die vorhandene IT-Umgebung angepasst und gegebenenfalls durch Customizing auf die betrieblichen Anforderungen zugeschnitten werden. Hinzu kommen Fragen zur Dokumentation, Schulung der Mitarbeiter, Wartung, Vergütung und zu den eingeräumten Nutzungsrechten. Gerade bei umfangreicheren Softwareprojekten sollte deshalb eindeutig festgelegt werden, welche Leistungen der Anbieter schuldet und welche Mitwirkung vom Kunden erwartet wird.
Der Standardsoftwarevertrag schafft hierfür eine vertragliche Grundlage zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Die Vorlage verbindet die Überlassung einer Standardsoftware mit ergänzenden Leistungen wie Installation, Anpassungsprogrammierung, Dokumentation, Schulung, Wartung und Projektmanagement. Die konkreten Projektanforderungen können zusätzlich in einem Projektschein festgehalten werden. Dadurch eignet sich das Dokument insbesondere für Softwareprojekte, bei denen eine bereits bestehende Softwarelösung bereitgestellt und anschließend in die IT-Infrastruktur des Kunden integriert werden soll.
Wofür der Standardsoftwarevertrag gedacht ist
Der Standardsoftwarevertrag dient dazu, die wesentlichen rechtlichen, technischen und organisatorischen Rahmenbedingungen eines Softwareprojekts zwischen Anbieter und Kunde festzuhalten. Im Mittelpunkt steht die Überlassung einer im Projektschein näher bezeichneten Standardsoftwareapplikation. Anders als bei einem einfachen Lizenzvertrag beschränkt sich die Vorlage jedoch nicht auf die Einräumung von Nutzungsrechten.
Der Vertrag kann vielmehr den gesamten Ablauf eines Softwareprojekts erfassen. Dazu gehören insbesondere die Installation der Software im Rechenzentrum des Kunden, notwendige Konfigurationen der Systemumgebung und bei Bedarf Anpassungs- beziehungsweise Customizingarbeiten. Auch Dokumentation, Schulung und Einweisung, Wartung und Pflege sowie Projektmanagement sind als mögliche Leistungen vorgesehen.
Damit erfüllt der Vertrag zwei wesentliche Funktionen: Zum einen legt er den allgemeinen rechtlichen Rahmen der Zusammenarbeit fest. Zum anderen ermöglicht der zugehörige Projektschein eine konkrete Beschreibung des jeweiligen Projekts. Dort können unter anderem Standardsoftware, Systemvoraussetzungen, Customizing, erforderliche Grundlizenzen, Mitwirkungsleistungen des Kunden, Termine, Ansprechpartner und Vergütung projektspezifisch festgehalten werden.
Der Softwareüberlassungsvertrag Standardsoftware eignet sich damit besonders für Geschäftskundenprojekte, bei denen Softwareüberlassung und Implementierungsleistungen miteinander verbunden werden sollen.
Wann wird dieser Standardsoftware-Nutzungsvertrag benötigt?
Ein Standardsoftware-Nutzungsvertrag ist insbesondere dann sinnvoll, wenn ein Unternehmen eine bereits entwickelte Softwarelösung erwerben beziehungsweise nutzen und diese durch den Anbieter in die eigene IT-Umgebung integrieren lassen möchte.
Ein typischer Anwendungsfall ist beispielsweise die Einführung einer Unternehmenssoftware. Der Anbieter stellt eine bestehende Softwareapplikation zur Verfügung, installiert sie auf der vorgesehenen Infrastruktur und nimmt erforderliche Konfigurationen vor. Müssen einzelne Funktionen anschließend an die betrieblichen Prozesse des Kunden angepasst werden, können die erforderlichen Customizingarbeiten ebenfalls in das Vertragsverhältnis einbezogen und im Projektschein näher spezifiziert werden.
Weitere typische Einsatzbereiche sind:
- Einführung einer Standardsoftware mit kundenspezifischem Customizing,
- Installation einer Software im Rechenzentrum des Kunden,
- Verbindung von Softwareüberlassung und Implementierungsleistungen,
- Vereinbarung zusätzlicher Schulungs- und Einweisungsleistungen,
- Übernahme von Wartung und Pflege durch den Softwareanbieter,
- Projekte mit mehreren Leistungsphasen und festgelegtem Terminplan,
- Softwareprojekte, bei denen spätere Änderungswünsche über ein Change-Request-Verfahren geregelt werden sollen.
Gerade bei umfangreicheren IT-Projekten können sich Anforderungen während der Umsetzung verändern. Die Vorlage enthält deshalb auch eine Regelung für Änderungen und Erweiterungen des vereinbarten Leistungsumfangs. Entsteht dadurch zusätzlicher Aufwand, kann der Auftragnehmer ein Nachtragsangebot unterbreiten.
Was ist im Standardsoftwarevertrag enthalten?
Die Vertragsvorlage deckt verschiedene Bereiche ab, die bei der Bereitstellung und Einführung von Standardsoftware relevant sein können. Ausgangspunkt ist die Softwareüberlassung. Der konkrete Leistungsumfang der Software wird dabei nicht ausschließlich im Vertrag selbst beschrieben, sondern kann über den Projektschein und die überlassene Dokumentation näher bestimmt werden.
Software, Installation und Customizing
Neben der Überlassung der Software sieht die Vorlage deren Installation beim Kunden einschließlich notwendiger Konfigurationen der Systemumgebung vor. Bei Bedarf können außerdem Anpassungsprogrammierungen beziehungsweise Customizingarbeiten vereinbart werden. Umfang und Spezifikation dieser Leistungen werden im Projektschein festgehalten.
Ergänzend berücksichtigt der Vertrag die Erstellung beziehungsweise Übergabe einer Dokumentation sowie eines Benutzerhandbuchs. Auch Schulungen und Einweisungen von Mitarbeitern, Wartungs- und Pflegeleistungen, Projektmanagement sowie gegebenenfalls erforderliche Erweiterungen der Systemressourcen werden erfasst.
Mitwirkung, Vergütung und Projektänderungen
Ein Softwareprojekt kann nur funktionieren, wenn auch der Kunde die erforderlichen Informationen und Ansprechpartner bereitstellt. Deshalb enthält der Vertrag konkrete Mitwirkungspflichten. Der Kunde soll insbesondere einen entscheidungsbefugten Ansprechpartner benennen und die für den Projektfortschritt notwendigen Informationen zur Verfügung stellen. Weitere Mitwirkungshandlungen können im Projektschein vereinbart werden.
Auch die Vergütung wird mit dem Projektschein verknüpft. Vorgesehen sind unter anderem Pauschalpreise, Abrechnung nach Regie sowie Leistungen ohne gesonderte Berechnung. Zusätzlich enthält die Vorlage Regelungen zu Zahlungsfristen, Dauerleistungen, Abschlagsrechnungen, Reisekosten und sonstigen Auslagen.
Nutzungsrechte und Lizenzen
Ein zentraler Bestandteil des Standardsoftwarevertrags innerhalb der Vorlage sind die Nutzungsrechte. Der Vertrag sieht ein nicht ausschließliches und zeitlich unbeschränktes Nutzungsrecht an der gelieferten Software, den Customizingarbeiten und den zugehörigen Dokumentationen für den vertraglich vorgesehenen Einsatz vor. Der konkrete Nutzungsumfang kann sich insbesondere nach der Zahl der Arbeitsplätze beziehungsweise Nutzer richten.
Solche Regelungen sind bei Software besonders relevant, weil das Urheberrecht dem Rechtsinhaber unter anderem ausschließliche Rechte hinsichtlich Vervielfältigung, Bearbeitung und Verbreitung eines Computerprogramms zuweist. Zugleich enthält das Urheberrechtsgesetz zwingende Grenzen vertraglicher Beschränkungen, etwa hinsichtlich einer erforderlichen Sicherungskopie.
Gewährleistung, Haftung, Vertraulichkeit und Datenschutz
Darüber hinaus enthält der Vertrag Regelungen zur Gewährleistung und zur Haftung. Er behandelt unter anderem Softwaremängel, Nacherfüllung, kundenseitige Änderungen an der Software und Funktionsbeeinträchtigungen, die aus der IT-Umgebung des Kunden resultieren können.
Ein weiterer Abschnitt betrifft Geheimhaltung und Datenschutz. Erfasst werden insbesondere vertrauliche Betriebs- und Projektdaten, Kundendaten, Know-how, Zugangsdaten, Entwicklungsstände, Quellcodes, Softwarealgorithmen sowie interne technische und geschäftliche Informationen.
Für wen ist der Standardsoftwarevertrag geeignet?
Der Standardsoftwarevertrag richtet sich in erster Linie an Unternehmen und professionelle Softwareanbieter, die Standardsoftware nicht lediglich bereitstellen, sondern deren Einführung beim Kunden durch zusätzliche Leistungen begleiten. Rechtlich ist dies besonders relevant, weil Softwareprojekte häufig verschiedene Vertragselemente miteinander verbinden. Je nach konkreter Ausgestaltung können insbesondere kauf-, miet- oder werkvertragliche Regelungen des BGB eine Rolle spielen. Welche Vorschriften im Einzelfall maßgeblich sind, hängt dabei insbesondere von den vereinbarten Hauptleistungspflichten und dem Schwerpunkt des Vertrags ab.
Auf Anbieterseite eignet sich die Vorlage beispielsweise für Softwarehäuser, IT-Dienstleister und Systemanbieter, die eigene oder von ihnen vertriebene Standardsoftware installieren, konfigurieren und durch Customizing an Kundenanforderungen anpassen. Der Vertrag schafft einen Rahmen für die Abgrenzung der geschuldeten Leistungen und regelt unter anderem Mitwirkungspflichten, Vergütung, Gewährleistung, Haftung sowie Änderungen des vereinbarten Leistungsumfangs.
Besondere Bedeutung haben außerdem die Nutzungsrechte an der Software. Computerprogramme sind nach §§ 69a ff. UrhG urheberrechtlich geschützt. Deshalb sollte vertraglich geregelt werden, in welchem Umfang der Kunde die Standardsoftware verwenden darf, beispielsweise hinsichtlich der Anzahl der Nutzer oder Arbeitsplätze sowie einer möglichen Weitergabe oder Unterlizenzierung. Die Vorlage enthält hierfür eigene Bestimmungen zu Nutzungsrechten und Lizenzen.
Auf Kundenseite eignet sich der Standardsoftware-Nutzungsvertrag insbesondere für Unternehmen, die eine bestehende Software in ihre Systemlandschaft integrieren und gegebenenfalls an betriebliche Anforderungen anpassen lassen möchten. Durch die Verbindung des Vertrags mit einem Projektschein können Leistungsumfang, Systemvoraussetzungen, Customizing, Termine, Mitwirkungsleistungen und Vergütung konkretisiert werden. Dies erleichtert zugleich die rechtliche Abgrenzung, welche Leistungen tatsächlich geschuldet sind und welche zusätzlichen Anforderungen gegebenenfalls über einen Change Request vereinbart und gesondert vergütet werden müssen.
Abgrenzung zu anderen Softwareverträgen
Welcher Vertrag für ein Softwareprojekt geeignet ist, hängt vor allem davon ab, ob eine bereits vorhandene Standardsoftware überlassen, eine individuelle Software entwickelt oder eine Software lediglich zur Nutzung bereitgestellt werden soll. Der Standardsoftwarevertrag ist insbesondere darauf ausgerichtet, eine bestehende Standardsoftware mit zusätzlichen Leistungen wie Installation, Customizing, Dokumentation, Schulung, Wartung und Projektmanagement zu verbinden.
Davon sind insbesondere folgende Vertragsarten abzugrenzen:
- Softwarelizenzvertrag: Steht hauptsächlich die Einräumung von Nutzungsrechten an einer Software im Vordergrund, ohne dass umfangreiche Installations-, Customizing- oder Implementierungsleistungen vereinbart werden sollen, ist ein Softwarelizenzvertrag regelmäßig die passendere Vertragsgrundlage.
- Softwareüberlassungsvertrag: Soll eine Software vor allem zur Nutzung überlassen und sollen die zugehörigen Lizenzbedingungen ausführlich oder in einer kompakteren Vertragsgestaltung geregelt werden, kommt ein Softwareüberlassungsvertrag in Betracht. Der Standardsoftwarevertrag geht darüber hinaus, wenn die Überlassung mit einem konkreten Einführungsprojekt und zusätzlichen Leistungen wie Installation, Anpassung und Wartung verbunden werden soll.
- Rahmenvertrag Softwarekauf: Steht der Kauf von Software und die dauerhafte rechtliche Grundlage für entsprechende Softwarekäufe einschließlich Lizenzregelungen im Vordergrund, kann ein Rahmenvertrag Softwarekauf geeigneter sein. Beim Standardsoftwarevertrag liegt der Schwerpunkt dagegen stärker auf der Verbindung von Softwareüberlassung und projektbezogener Implementierung.
- Softwareentwicklungs- oder Softwareerstellungsvertrag: Soll eine Software erst individuell für den Auftraggeber entwickelt oder programmiert werden, ist grundsätzlich ein auf die Softwareentwicklung zugeschnittener Vertrag vorzuziehen. Das gilt insbesondere, wenn ein konkretes Entwicklungsergebnis nach einem Pflichtenheft geschuldet wird. Der Standardsoftwarevertrag ist dagegen für bereits vorhandene Standardsoftware vorgesehen, auch wenn diese durch Customizing an die Anforderungen des Kunden angepasst werden kann.
- Rahmenvertrag Software as a Service (SaaS): Wird die Software nicht beim Kunden installiert, sondern über eine vom Anbieter betriebene Infrastruktur beziehungsweise als cloudbasierter Dienst zur Nutzung bereitgestellt, ist ein SaaS-Vertrag regelmäßig die passendere Grundlage. Hier stehen insbesondere die laufende Bereitstellung, Hosting, Verfügbarkeit und die zeitlich begrenzte Nutzung der Software im Vordergrund.
Der Standardsoftwarevertrag ist damit vor allem dann die richtige Wahl, wenn eine bereits entwickelte Standardsoftware nicht lediglich lizenziert oder überlassen, sondern beim Kunden installiert, konfiguriert und gegebenenfalls durch Customizing angepasst werden soll. Der zugehörige Projektschein ermöglicht es zusätzlich, Software, Systemvoraussetzungen, Lizenzen, Anpassungsleistungen, Termine, Mitwirkungspflichten und Vergütung für das konkrete Projekt festzulegen.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zum Standardsoftwarevertrag
Was regelt ein Standardsoftwarevertrag?
Ein Standardsoftwarevertrag regelt die rechtlichen Rahmenbedingungen für die Überlassung und Nutzung bereits entwickelter Software. Die vorliegende Vorlage umfasst zusätzlich Installation, Customizing, Dokumentation, Schulung, Wartung, Projektmanagement, Mitwirkungspflichten, Vergütung, Nutzungsrechte, Gewährleistung, Haftung sowie Vertraulichkeit und Datenschutz.
Was wird im Projektschein festgelegt?
Der Projektschein dient der projektspezifischen Konkretisierung. Die Vorlage enthält Bereiche für die eingesetzte Standardsoftware, Systemvoraussetzungen und Ressourcen, Customizing, Grundlizenzen, Mitwirkungsleistungen des Kunden, Termine, Ansprechpartner und Vergütung.
Können individuelle Anpassungen der Standardsoftware vereinbart werden?
Ja. Die Vorlage sieht ausdrücklich Customizingarbeiten vor. Umfang und Spezifikation der Anpassungen können im Projektschein beschrieben werden. Dadurch lässt sich die Standardsoftware an konkrete Anforderungen des Kunden anpassen.
Sind auch spätere Änderungswünsche des Kunden geregelt?
Ja. Für Änderungen und Erweiterungen enthält der Vertrag einen Change-Request-Mechanismus. Führt ein Änderungswunsch zu zusätzlichem Aufwand, kann dieser über ein Nachtragsangebot geregelt werden.
Regelt der Standardsoftware-Nutzungsvertrag auch die Nutzungsrechte?
Ja. Die Vorlage enthält einen eigenen Abschnitt zu Nutzungsrechten und Lizenzen. Dort werden unter anderem Art und Umfang des Nutzungsrechts sowie Beschränkungen hinsichtlich Übertragung, Unterlizenzierung und Nutzung durch Dritte behandelt.
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