Vereinfacht gesagt ist die Vertragsverwaltung die systematische Organisation und Verwaltung von Verträgen innerhalb eines Unternehmens. Ziel ist es, alle relevanten Vertragsinformationen an einem zentralen Ort zu bündeln, um Transparenz zu schaffen, Risiken zu minimieren und die Effizienz zu steigern.

Vertragsverwaltung umfasst alle Prozesse rund um die Erstellung, Durchführung und Beendigung von Verträgen. Dabei geht es nicht nur um die reine Aufbewahrung von Dokumenten, sondern auch um eine aktive Verwaltung, die sicherstellt, dass alle vertraglichen Verpflichtungen eingehalten werden. Von der Vertragserstellung über die Prüfung bis hin zur Überwachung von Fristen und der Anpassung an veränderte Rahmenbedingungen – die Vertragsverwaltung begleitet den gesamten Lebenszyklus eines Vertrags.

Vertrag verwalten bedeutet, aktiv an der Umsetzung und Überwachung von Verträgen mitzuwirken. Dazu gehören Aufgaben wie:

Erstellung: Ausarbeitung von neuen Verträgen auf Grundlage rechtlicher Vorgaben und individueller Bedürfnisse.
Prüfung: Detaillierte Überprüfung von Verträgen auf Vollständigkeit, Rechtskonformität und potenzielle Risiken.
Archivierung: Sicherstellung einer sicheren und strukturierten Aufbewahrung aller Vertragsdokumente.
Überwachung: Regelmäßige Kontrolle von Fristen, Leistungszielen und Vertragsänderungen.
Anpassung: Anpassung von Verträgen an veränderte Rahmenbedingungen oder neue Anforderungen.

Das Vertragsmanagement umfasst alle Maßnahmen, die zur effizienten und rechtssicheren Verwaltung von Verträgen ergriffen werden. Ziel ist es, Risiken zu minimieren, Kosten zu senken und die Unternehmensziele zu unterstützen. Zu den Aufgaben des Vertragsmanagements gehören unter anderem:

Vertragserstellung und -prüfung
Vertragsdurchführung und -überwachung
Vertragsänderung und -kündigung
Vertragsarchivierung
Risikobewertung und -management

Digitales Vertragsmanagement ist die Verwaltung von Verträgen mithilfe digitaler Technologien. Dabei werden alle Prozesse rund um den Vertrag, von der Erstellung über die Unterzeichnung bis zur Archivierung, vollständig digitalisiert. Ziel ist es, die Effizienz zu steigern, Fehler zu reduzieren und die Rechtssicherheit zu erhöhen.

Ein digitaler Vertrag ist ein Vertrag, der in elektronischer Form erstellt, gespeichert und unterzeichnet wird. Er hat die gleiche Rechtsgültigkeit wie ein Papiervertrag, sofern er die gesetzlichen Anforderungen erfüllt, insbesondere hinsichtlich der elektronischen Signatur.

Der Begriff „digitales Vertragswesen“ ist synonym mit „digitales Vertragsmanagement“. Er umfasst alle Aspekte der digitalen Verwaltung von Verträgen, von der Rechtsgrundlage bis zur praktischen Umsetzung.

Digitale Verträge funktionieren ähnlich wie Papierverträge, nur dass alle Prozesse digital abgewickelt werden. Ein typischer Ablauf sieht wie folgt aus:

Erstellung: Der Vertrag wird in einem digitalen Format (z.B. PDF) erstellt.
Unterzeichnung: Die Vertragspartner unterzeichnen den Vertrag mit einer qualifizierten elektronischen Signatur.
Archivierung: Der unterzeichnete Vertrag wird sicher in einem digitalen Archiv gespeichert.

Grundsätzlich können alle Verträge digital unterschrieben werden, die auch in Papierform abgeschlossen werden könnten. Es gibt jedoch einige Ausnahmen, die in den jeweiligen nationalen Rechtsordnungen geregelt sind. Für besonders wichtige Verträge (z.B. Immobilienkaufverträge) kann eine notarielle Beglaubigung erforderlich sein.

Ein elektronischer Kaufvertrag ist ein Vertrag über den Kauf von Waren oder Dienstleistungen, der ausschließlich in elektronischer Form geschlossen wird. Beispiele hierfür sind Online-Einkäufe oder der Abschluss von Software-Lizenzverträgen.