Seit dem 1. August 2024 ist die europäische KI-Verordnung („KI-VO“) offiziell in Kraft. Auch wenn viele Regelungen der Verordnung erst ab dem 2. August 2026 vollständig greifen, gibt es bereits wichtige Zwischenziele. Besonders praxisrelevant: Die KI-Schulungspflicht ab 2025, genauer gesagt dem 2. Februar 2025, verpflichtet Unternehmen ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) zu schulen – ein Punkt, der zahlreiche Betriebe betrifft, oftmals aber ohne, dass sie es wissen.
Was regelt die KI-Schulungspflicht ab 2025 nach Artikel 4 KI-VO?
Die Pflicht zur Schulung ergibt sich aus Artikel 4 der KI-Verordnung. Darin wird verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen geeignete Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Dies betrifft sowohl technische Kenntnisse als auch ein grundlegendes Verständnis über die Wirkungsweise, Risiken und Einsatzmöglichkeiten von KI.
Die Erwägungsgründe der Verordnung konkretisieren diese Anforderungen weiter:
- Mitarbeitende sollen fundierte Entscheidungen im Zusammenhang mit KI treffen können.
- Sie sollen die technischen Elemente und Ausgaben von KI-Systemen verstehen.
- Die Auswirkungen von KI-Entscheidungen auf betroffene Personen sollen nachvollzogen werden.
- Alle Akteure entlang der KI-Wertschöpfungskette sollen über ausreichende Kompetenzen verfügen.
Ziel der Schulungspflicht ist es, den Einsatz vertrauenswürdiger KI in der gesamten EU zu stärken, den Schutz von Grundrechten zu sichern und gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen.
Welche Unternehmen betrifft die KI-Schulungspflicht ab 2025?
Entgegen der Annahme, die Regelung beträfe nur große Tech-Konzerne oder KI-Entwickler, gilt die Pflicht für nahezu alle Unternehmen. Denn nicht nur Anbieter, die KI-Systeme entwickeln, sind adressiert – auch Betreiber, die externe KI-Anwendungen nutzen, sind betroffen. Bereits der Einsatz von Tools wie Canva, ChatGPT oder anderen praktischen KI-Tools genügt, um in den Anwendungsbereich zu fallen. Gerade bei Microsoft 365 in Unternehmen lohnt sich ein Blick in unseren Copilot KI-Leitfaden.
Auch Kleinbetriebe oder Start-ups sind nicht ausgenommen – Unternehmensgröße, Umsatz oder Branche spielen keine Rolle. Die KI-Schulungspflicht ab 2025 gilt unabhängig von der Unternehmensstruktur und betrifft daher weite Teile der Wirtschaft.
Wie setzen Unternehmen die KI-Schulungspflicht ab 2025 praktisch um?
Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form der Schulung vor. Unternehmen können frei entscheiden, wie sie die Schulung gestalten – wichtig ist nur, dass das Ziel erreicht wird: die Entwicklung eines ausreichenden Verständnisses bei den Mitarbeitenden.
Dabei ist ein zweistufiger Ansatz sinnvoll:
- Grundlagenschulung: Einführung in die Funktionsweise von KI, deren Chancen und Risiken.
- Einsatzspezifische Schulung: Vertiefung für Mitarbeitende, die direkt mit bestimmten KI-Systemen arbeiten – z. B. Bewerbermanagement-Software oder Analyse-Tools im Marketing.
Je höher das Risiko des eingesetzten Systems (z. B. bei sensiblen personenbezogenen Daten oder automatisierten Entscheidungsprozessen), desto umfassender muss die Schulung ausfallen.
Rechtliche Risiken bei Verstoß gegen die KI-Schulungspflicht ab 2025
Ein Verstoß gegen die Schulungspflicht ist zwar nicht direkt bußgeldbewehrt, dennoch hat die Pflicht rechtlich erhebliche Auswirkungen: Kommt es zu Schäden aufgrund unsachgemäßer Nutzung von KI seitens der Mitarbeiter und liegt keine Schulung vor, droht dem Unternehmen zivilrechtliche Haftung.
Die Schulung ist also ein effektives Mittel zur Risikoabsicherung. Denn wer schult – und dies dokumentieren kann –, hat im Ernstfall bessere Chancen, sich gegen Ansprüche zu verteidigen.
Strategien zur Umsetzung im Unternehmen
Unternehmen sollten die KI-Schulungspflicht nicht als Last, sondern als Chance zur strukturierten Kompetenzentwicklung betrachten. Folgende Schritte sind zu empfehlen:
- Monitoring: Welche KI-Systeme werden im Unternehmen aktuell eingesetzt? Welche Risiken bestehen?
- Rollenklärung: Ist man Anbieter oder Betreiber von KI-Systemen?
- Kompetenzanalyse: Welchen Wissensstand haben Mitarbeitende? Wo gibt es Schulungsbedarf?
- Erstellung einer KI-Richtlinie: Leitlinien für den Umgang mit KI intern im Unternehmen entwickeln und kommunizieren.
- Dokumentation: Auch wenn gesetzlich nicht vorgeschrieben, empfiehlt sich eine nachvollziehbare Dokumentation aller Schulungsmaßnahmen.
Wenn KI-gestützte Prozesse mit Daten aus vernetzten Produkten oder Plattformen arbeiten, sollte auch der EU Data Act 2025 Whitepaper berücksichtigt werden.
Sonderfall: Hochrisiko-KI und HR-Abteilungen
Besonders kritisch ist der Einsatz sogenannter Hochrisiko-KI – etwa bei Bewerberanalysen oder Mitarbeiterbewertungen. In solchen Fällen sind die Anforderungen an Schulungsinhalte besonders hoch. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass alle Beteiligten die Funktionsweise, Entscheidungslogik und potenziellen Auswirkungen solcher Systeme verstehen.
Hierzu gehört auch, dass betroffene Beschäftigte – etwa Bewerber oder Mitarbeitende – über den Einsatz solcher Systeme informiert werden. Sie haben gemäß Art. 86 KI-VO ein Recht auf nachvollziehbare Erläuterungen.
Mitbestimmung des Betriebsrats bei KI-Schulungen
Unternehmen mit Betriebsrat müssen diesen bei der Einführung und Anwendung von KI-Systemen sowie bei Schulungsmaßnahmen einbeziehen. Laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG besteht ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere wenn Systeme zur Überwachung von Verhalten oder Leistung eingesetzt werden.
Auch die Schulung selbst gilt als innerbetriebliche Fortbildung und unterliegt daher dem Mitbestimmungsrecht (§ 98 BetrVG). Der Betriebsrat ist also umfassend zu informieren und in die Schulungskonzeption einzubeziehen.
Fazit zur KI Schulungspflicht ab 2025: Jetzt handeln – nicht erst 2026
Auch wenn die vollständige Einhaltung der KI-Verordnung erst 2026 Pflicht ist, sollten Unternehmen bereits jetzt aktiv werden. Die Schulungspflicht greift bereits. Unternehmen, die frühzeitig Strategien entwickeln, ihre Mitarbeitenden sensibilisieren und interne Leitlinien erarbeiten, sichern sich nicht nur rechtlich ab – sie schaffen auch die Grundlage für den vertrauensvollen und produktiven Einsatz von KI.
Die KI-Schulungspflicht ab 2025 von Mitarbeitenden ist dabei kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu Compliance, Innovationsfähigkeit und nachhaltigem Unternehmenserfolg.
Fragen zur KI-Schulungspflicht ab 2025?
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❓ FAQ zur KI-Schulungspflicht ab 2025
Was ist die KI-Schulungspflicht ab 2025?
Die KI-Schulungspflicht ab 2025 verpflichtet Unternehmen gemäß Artikel 4 KI-VO, ihre Mitarbeitenden im Umgang mit KI-Systemen zu schulen. Betroffen sind Anbieter und Betreiber von KI-Anwendungen. Ziel ist es, ausreichende technische, rechtliche und ethische KI-Kompetenz sicherzustellen.
Ab wann gilt die KI-Schulungspflicht ab 2025 für Unternehmen?
Die KI-Schulungspflicht ab 2025 gilt ab dem 2. Februar 2025. Sie tritt damit deutlich früher in Kraft als viele andere Regelungen der EU-KI-Verordnung, die erst 2026 vollständig anwendbar werden.
Welche Unternehmen sind von der KI-Schulungspflicht betroffen?
Von der KI-Schulungspflicht ab 2025 sind nahezu alle Unternehmen betroffen – unabhängig von Branche oder Größe. Schon der Einsatz von Tools wie ChatGPT, Canva oder automatisierten Bewerbermanagementsystemen kann die Pflicht auslösen, selbst bei kleinen Betrieben oder Start-ups.
Wie kann eine gesetzeskonforme KI-Schulung aussehen?
Eine gesetzeskonforme Schulung im Rahmen der KI-Schulungspflicht ab 2025 muss sicherstellen, dass Mitarbeitende KI-Systeme kompetent, risikobewusst und regelkonform nutzen. Sinnvoll ist eine Grundlagenschulung zu Funktionsweise, Chancen und Risiken von KI sowie eine einsatzbezogene Vertiefung für konkrete Tools. Je höher das Risiko des Systems, desto umfassender sollten Inhalte und Praxisbezug sein.
Welche rechtlichen Risiken drohen bei Verstößen gegen die KI-Schulungspflicht ab 2025?
Bei Verstößen gegen die KI-Schulungspflicht ab 2025 drohen zwar nicht zwingend direkte Bußgelder, aber erhebliche zivilrechtliche Haftungsrisiken. Entstehen Schäden durch fehlerhafte KI-Nutzung und fehlt eine angemessene Schulung, kann das Unternehmen wegen Organisationsverschuldens oder Pflichtverletzungen in Anspruch genommen werden. Eine dokumentierte Schulung wirkt in Streitfällen oft haftungsmindernd und verbessert die Verteidigungslage.
Muss der Betriebsrat bei der KI-Schulungspflicht ab 2025 eingebunden werden?
Ja. Bei der KI-Schulungspflicht ab 2025 ist der Betriebsrat regelmäßig einzubeziehen. KI-Schulungen gelten als innerbetriebliche Fortbildung und unterliegen dem Mitbestimmungsrecht nach § 98 BetrVG. Zusätzlich kann § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG greifen, wenn KI-Systeme Verhalten oder Leistung überwachen können. Frühzeitige Einbindung reduziert Konflikte und beschleunigt die Einführung.
