Mandanteninformation – DSGVO Informationspflichten Art 13 und 14

Wer als Steuerberater, Rechtsanwalt oder in einer vergleichbaren beratenden Tätigkeit ein Mandat übernimmt, verarbeitet regelmäßig eine Vielzahl personenbezogener Daten. Neben Namen, Anschrift und Kontaktdaten können je nach Mandat beispielsweise Steuerdaten, Bankverbindungen, Einkommensangaben, Vertragsdaten, Arbeitgeberinformationen oder sogar Gesundheitsdaten verarbeitet werden. Mandanten müssen nachvollziehen können, welche Daten erhoben werden, zu welchen Zwecken die Verarbeitung erfolgt und welche Rechte ihnen nach der Datenschutz-Grundverordnung zustehen.

Die Mandanteninformation DSGVO unterstützt Kanzleien und Beratungsunternehmen dabei, diese Informationen strukturiert gegenüber ihren Mandanten bereitzustellen. Sie behandelt insbesondere die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO und ist auf die besonderen Datenverarbeitungen innerhalb eines Mandatsverhältnisses zugeschnitten.

Wer nach einem Mandanteninformation DSGVO Muster sucht, benötigt daher keine allgemeine Datenschutzerklärung, sondern eine Information, die typische Verarbeitungsvorgänge im Rahmen eines Mandats berücksichtigt. Die Vorlage erfasst unter anderem Angaben zum Verantwortlichen, Verarbeitungszwecke, mögliche Datenempfänger, Speicherdauer und Betroffenenrechte.

 

Wofür die Mandanteninformation DSGVO gedacht ist

Die Mandanteninformation DSGVO dient dazu, Mandanten transparent darüber zu informieren, wie ihre personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit der Begründung und Durchführung eines Mandats verarbeitet werden. Hintergrund sind insbesondere die Transparenz- und Informationspflichten der DSGVO.

Art. 13 DSGVO betrifft grundsätzlich den Fall, dass personenbezogene Daten unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben werden. Art. 14 DSGVO enthält Informationspflichten für Konstellationen, in denen personenbezogene Daten nicht unmittelbar bei der betroffenen Person erhoben wurden. Eine Mandanteninformation DSGVO kann deshalb für Kanzleien eine wichtige Grundlage darstellen, um unterschiedliche Datenquellen innerhalb eines Mandats datenschutzrechtlich abzubilden.

Die Vorlage strukturiert insbesondere Informationen über:

• den Verantwortlichen und dessen Kontaktdaten,
• einen gegebenenfalls vorhandenen Datenschutzbeauftragten,
• die erhobenen beziehungsweise verarbeiteten personenbezogenen Daten,
• Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung,
• mögliche Empfänger der Daten,
• Aufbewahrung und Löschung,
• Rechte der betroffenen Personen,
• das Widerspruchs- und Beschwerderecht.

Die Datenschutzinformation schafft damit Transparenz darüber, was mit personenbezogenen Daten während und nach der Mandatsbearbeitung geschieht.

 

Wann wird eine Mandanteninformation DSGVO benötigt?

Eine Mandanteninformation DSGVO ist insbesondere relevant, wenn im Rahmen eines Mandats personenbezogene Daten erhoben und verarbeitet werden. Das betrifft bereits typische Vorgänge wie die Aufnahme von Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail-Adresse. Je nach Beratungsgegenstand kann die Datenverarbeitung jedoch erheblich weitergehen.

 

Praxisbeispiel: Steuerberater übernimmt einen neuen Mandanten

Ein Steuerberater wird mit der laufenden steuerlichen Beratung eines Unternehmers beauftragt. Für Steuererklärungen, Jahresabschlüsse und die Kommunikation mit Finanzbehörden verarbeitet die Kanzlei neben Stammdaten unter anderem Steuer-ID, Einkommensinformationen, Zahlungsdaten und gegebenenfalls Angaben zu Beschäftigten.

Unsere Mandanteninformation DSGVO erläutert dem Mandanten dabei, warum diese Daten benötigt werden, auf welcher Grundlage sie verarbeitet werden und an welche Stellen eine Übermittlung erfolgen kann.

 

Praxisbeispiel: Rechtsberatung mit sensiblen Informationen

Auch bei einem anwaltlichen Mandat können umfangreiche personenbezogene Daten anfallen. Abhängig vom Rechtsgebiet können beispielsweise Angaben zum Arbeitgeber, zur Familie, zu finanziellen Verhältnissen oder zur Gesundheit erforderlich sein.

Mit entsprechenden Datenschutzhinweisen zum Mandatsverhältnis nach DSGVO kann die Kanzlei transparent darstellen, welche Datenverarbeitungen mit der Bearbeitung des Mandats verbunden sind.

 

Praxisbeispiel: Daten stammen von weiteren Stellen

Nicht sämtliche Informationen innerhalb eines Mandats müssen unmittelbar vom Mandanten stammen. Daten können beispielsweise im Rahmen der Sachverhaltsaufklärung oder der Kommunikation mit Behörden und anderen Beteiligten bekannt werden. Gerade für solche Konstellationen ist neben Art. 13 auch Art. 14 DSGVO von Bedeutung.

 

Was ist in der Mandanteninformation DSGVO enthalten?

Das Mandanteninformation DSGVO Muster bildet die wesentlichen Themen ab, die für die datenschutzrechtliche Information im Zusammenhang mit einem Mandatsverhältnis relevant sind.

Zunächst werden Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen aufgenommen. Dazu gehören insbesondere Kanzlei- beziehungsweise Unternehmensname, Anschrift und Kommunikationsdaten sowie die vertretungsberechtigte Person. Sofern ein Datenschutzbeauftragter bestellt wurde, können auch dessen Kontaktdaten angegeben werden.

Ein zentraler Bestandteil betrifft anschließend die Erhebung und Verwendung personenbezogener Daten. Die Vorlage berücksichtigt zahlreiche Datenarten, die je nach Mandat relevant sein können, darunter:

• Stamm- und Kontaktdaten,
• Geburtsdatum und persönliche Angaben,
• berufliche und wirtschaftliche Informationen,
• Einkommens- und Steuerdaten,
• Bank- und Zahlungsdaten,
• Vertragsdaten,
• Arbeitgeberinformationen,
• Kommunikations- und Dokumentationsdaten,
• Authentifikationsdaten,
• gegebenenfalls Gesundheitsdaten.

Zugleich werden die mit der Verarbeitung verbundenen Zwecke beschrieben. Hierzu gehören insbesondere die Identifizierung des Mandanten, die fachgerechte Beratung und Vertretung, die Korrespondenz und Rechnungsstellung sowie – insbesondere im steuerberatenden Bereich – die Erstellung von Bilanzen, Steuererklärungen und Meldungen gegenüber Behörden.

Die Vorlage greift außerdem die Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung auf und behandelt die Speicherung beziehungsweise Löschung personenbezogener Daten unter Berücksichtigung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten.

 

Datenweitergabe und Rechte der Mandanten

Ein weiterer Abschnitt beschäftigt sich mit der Übermittlung personenbezogener Daten an Dritte. Je nach Mandat können beispielsweise Finanzbehörden, Sozialversicherungsträger, Meldebehörden, Arbeitgeber, Insolvenzverwalter, Register, Gerichte oder andere öffentliche Stellen Empfänger sein.

Daneben erläutert die Vorlage wesentliche Betroffenenrechte nach der DSGVO. Dazu gehören insbesondere:

• Widerruf einer erteilten Einwilligung nach Art. 7 Abs. 3 DSGVO,
• Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch nach Art. 21 DSGVO,
• Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde nach Art. 77 DSGVO.

Damit behandelt die Mandanteninformation DSGVO nicht nur die eigentliche Datenerhebung, sondern den gesamten Informationsrahmen rund um die Verarbeitung von Mandantendaten.

 

Für wen ist die Mandanteninformation DSGVO geeignet?

Die Vorlage eignet sich insbesondere für Steuerberater und Kanzleien, die im Rahmen ihrer Mandatsbearbeitung personenbezogene Daten ihrer Mandanten verarbeiten. Aufgrund der vorgesehenen Inhalte zur steuerrechtlichen Beratung, zur Erstellung von Bilanzen und Einkommensteuererklärungen sowie zu sozialversicherungsrechtlichen Meldungen ist das Dokument besonders auf entsprechende Beratungssituationen zugeschnitten.

Auch für Kanzleiorganisationen, in denen sowohl rechtliche als auch steuerliche Beratungsleistungen erbracht werden, kann die Vorlage als Grundlage dienen.

Rechtlich stehen insbesondere Art. 13 und Art. 14 DSGVO im Mittelpunkt. Beide Vorschriften konkretisieren die Pflicht des Verantwortlichen, betroffenen Personen bestimmte Informationen über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zur Verfügung zu stellen. Welche Vorschrift einschlägig ist, hängt insbesondere davon ab, ob die Daten bei der betroffenen Person selbst oder aus einer anderen Quelle erhoben werden.

Daneben sind die in der Vorlage genannten Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung zu beachten. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO betrifft insbesondere Verarbeitungen, die zur Erfüllung eines Vertrags oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich sind. Gesetzliche Verpflichtungen können eine Verarbeitung nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO rechtfertigen. Für besondere Datenkategorien, insbesondere Gesundheitsdaten, sind zusätzlich die Anforderungen des Art. 9 DSGVO zu prüfen.

 

Abgrenzung zu ähnlichen Datenschutzdokumenten

Die Mandanteninformation DSGVO sollte nicht mit allgemeinen Datenschutzvorlagen verwechselt werden. Entscheidend ist der konkrete Verarbeitungskontext.

Unsere „Informationspflichten DSGVO – Vorlage gemäß Art. 12 ff. für Unternehmen“ ist allgemeiner angelegt und kann für unterschiedliche Verarbeitungssituationen eines Unternehmens eingesetzt werden. Die Mandanteninformation ist dagegen speziell auf die Datenverarbeitung innerhalb eines Mandatsverhältnisses ausgerichtet.

Die „Datenschutzinformationen für Kunden, Interessenten und Kontaktpersonen“ dagegen richten sich an klassische Geschäftsbeziehungen und Kontaktaufnahmen. Sie sind sinnvoll, wenn Kundendaten im normalen Vertriebs- oder Geschäftskontext verarbeitet werden. Für die Besonderheiten einer steuerlichen oder rechtlichen Mandatsbearbeitung ist dagegen die Mandanteninformation passender.

Ein „Auskunftsschreiben nach Art. 15 DSGVO“ erfüllt eine andere Funktion. Es wird eingesetzt, wenn eine betroffene Person ihr Auskunftsrecht geltend macht und der Verantwortliche auf dieses konkrete Begehren reagieren muss. Die Mandanteninformation dient hingegen der Erfüllung datenschutzrechtlicher Informationspflichten und ist keine Antwort auf ein Auskunftsersuchen.

Auch das „Verarbeitungsverzeichnis DSGVO – Vorlage gemäß Art. 30 Abs. 1“ ist abzugrenzen. Ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten ist ein internes Dokument zur Dokumentation der Verarbeitungsvorgänge des Verantwortlichen. Die Datenschutzinformation für Mandanten nach DSGVO richtet sich dagegen nach außen an die betroffenen Personen.

Damit ist die Mandanteninformation insbesondere dann die richtige Wahl, wenn Mandanten transparent über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit einem konkreten Mandatsverhältnis informiert werden sollen.

 

Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Mandanteninformation DSGVO

Was ist eine Mandanteninformation nach DSGVO?

Eine Mandanteninformation erläutert, wie personenbezogene Daten im Rahmen eines Mandats verarbeitet werden. Sie enthält insbesondere Angaben zum Verantwortlichen, zu Verarbeitungszwecken und Rechtsgrundlagen, möglichen Empfängern, Speicherdauer und Betroffenenrechten.

Was ist der Unterschied zwischen Art. 13 und Art. 14 DSGVO?

Art. 13 DSGVO betrifft grundsätzlich personenbezogene Daten, die direkt bei der betroffenen Person erhoben werden. Art. 14 DSGVO regelt Informationspflichten, wenn personenbezogene Daten nicht bei der betroffenen Person selbst erhoben wurden.

Für wen eignet sich die Mandanteninformation DSGVO?

Das Muster eignet sich insbesondere für Steuerberater und Kanzleien, die im Rahmen eines Mandats personenbezogene Daten verarbeiten und ihre Mandanten transparent über diese Verarbeitung informieren müssen.

Welche Daten können bei einem Mandat verarbeitet werden?

Neben Namen, Anschrift und Kontaktdaten können je nach Mandat unter anderem Steuerdaten, Bankdaten, Einkommensinformationen, Vertragsdaten, Arbeitgeberdaten, Kommunikationsdaten und gegebenenfalls besondere Kategorien personenbezogener Daten wie Gesundheitsdaten verarbeitet werden.

Ist die Mandanteninformation dasselbe wie eine Datenschutzerklärung für eine Website?

Nein. Eine Website-Datenschutzerklärung informiert insbesondere über Datenverarbeitungen beim Besuch und bei der Nutzung einer Website. Die Mandanteninformation bezieht sich dagegen auf personenbezogene Daten, die im Zusammenhang mit der Begründung und Durchführung eines Mandats verarbeitet werden.