Fotos und Videos von Mitarbeitern gehören für viele Unternehmen inzwischen zur täglichen Kommunikation. Ob Teamfotos auf der Unternehmenswebsite, Aufnahmen für LinkedIn und andere soziale Netzwerke, Bilder in einer Firmenbroschüre oder Videos für Marketingkampagnen: Sobald Personen erkennbar abgebildet und die Aufnahmen veröffentlicht werden, sind insbesondere datenschutzrechtliche und persönlichkeitsrechtliche Anforderungen zu berücksichtigen.
Gerade im Arbeitsverhältnis sollte deshalb eindeutig dokumentiert werden, ob und für welche Zwecke ein Mitarbeiter mit der Aufnahme, Verarbeitung und Veröffentlichung einverstanden ist. Eine Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen schafft hierfür eine nachvollziehbare Grundlage. Sie legt fest, welche Aufnahmen verwendet werden dürfen, über welche Medien eine Veröffentlichung erfolgen kann und welche Bearbeitungen zulässig sind.
Die Vorlage berücksichtigt dabei nicht nur die Veröffentlichung selbst. Sie erfasst auch die Vervielfältigung und Bearbeitung von Foto-, Video- und gegebenenfalls Tonaufnahmen sowie die Einräumung entsprechender Nutzungsrechte. Zugleich enthält sie Hinweise zur Freiwilligkeit und zum Widerruf der Einwilligung. Damit erhalten Unternehmen ein strukturiertes Dokument, um die geplante Nutzung von Personenaufnahmen transparent gegenüber den Betroffenen festzuhalten.
Wofür die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen gedacht ist
Die Vorlage ist für Unternehmen bestimmt, die Bilder oder Videos von Personen – insbesondere von Mitarbeitern – für ihre interne oder externe Unternehmenskommunikation verwenden möchten. Mit der Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen kann dokumentiert werden, dass die betroffene Person der beschriebenen Verarbeitung und Nutzung zugestimmt hat.
Das Dokument berücksichtigt verschiedene Veröffentlichungswege. Dazu gehören insbesondere die Unternehmenswebsite, das Internet, soziale Medien, Firmenbroschüren, Werbematerialien und sonstige Printmedien. Damit eignet sich die Vorlage beispielsweise als Einwilligung, wenn Beschäftigte auf dem LinkedIn-Auftritt, Instagram-Kanal oder anderen Social-Media-Präsenzen des Unternehmens erscheinen sollen.
Rechtlich berührt die Verwendung identifizierbarer Personenaufnahmen insbesondere die DSGVO sowie das Recht am eigenen Bild. Die Vorlage stellt hierzu einen Bezug zu Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 22 KunstUrhG her. Darüber hinaus enthält das zugrunde liegende Dokument eine Bezugnahme auf Art. 9 Abs. 2 lit. a DSGVO. Ob Art. 9 DSGVO im konkreten Fall tatsächlich einschlägig ist, hängt allerdings davon ab, ob durch die jeweilige Verarbeitung besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Art. 9 Abs. 1 DSGVO verarbeitet werden.
Die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen dient damit vor allem dazu, den Umfang der Zustimmung nachvollziehbar festzuhalten und den Beteiligten Klarheit darüber zu verschaffen, für welche Zwecke die Aufnahmen genutzt werden dürfen.
Wann wird die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen benötigt?
Die Vorlage ist besonders relevant, wenn ein Unternehmen Personen gezielt fotografiert oder filmt und die entstandenen Aufnahmen anschließend für Kommunikations-, Informations- oder Marketingzwecke verwenden möchte.
Ein typischer Einsatzbereich ist die Veröffentlichung von Mitarbeiterfotos auf der Unternehmenswebsite. Sollen beispielsweise Porträt- oder Teamfotos auf der Seite „Unser Team“ erscheinen, kann die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen genutzt werden, um die Zustimmung der abgebildeten Beschäftigten zur vorgesehenen Verwendung nachvollziehbar zu dokumentieren.
Weitere typische Einsatzmöglichkeiten sind:
- Team- und Gruppenfotos für die Unternehmenswebsite,
- Mitarbeiterporträts für Social-Media-Beiträge,
- Foto- und Videoaufnahmen bei Unternehmensveranstaltungen,
- Aufnahmen für Recruiting- und Employer-Branding-Kampagnen,
- Fotos für Flyer, Broschüren und Geschäftsberichte,
- Videoaufnahmen für Imagefilme oder Unternehmenspräsentationen,
- Bilder für sonstige Online- und Offline-Werbematerialien.
Ein Praxisbeispiel: Ein Unternehmen produziert einen neuen Imagefilm. Mehrere Mitarbeiter sind darin deutlich erkennbar und sollen anschließend sowohl auf der Website als auch in Ausschnitten auf Social Media gezeigt werden. Mit der Vorlage kann festgehalten werden, dass die Beschäftigten der vorgesehenen Aufnahme, Bearbeitung und Veröffentlichung zugestimmt haben.
Auch wenn die Marketingabteilung regelmäßig Bilder aus dem Arbeitsalltag für soziale Netzwerke produziert, bietet sich unsere Einwilligungserklärung an. Dabei sollte der vorgesehene Verwendungszweck hinreichend transparent beschrieben werden. Gerade bei einer umfangreichen Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen ist eine nachvollziehbare Dokumentation der Einwilligung wichtig.
Was ist in der Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen enthalten?
Die Vorlage deckt verschiedene Schritte ab, die bei der Produktion und anschließenden Nutzung von Foto- und Videoaufnahmen relevant sein können. Sie beschränkt sich nicht auf die reine Erlaubnis zur Veröffentlichung.
Zunächst wird beschrieben, für welche Medien die Aufnahmen vorgesehen sein können. Genannt werden unter anderem die Unternehmenswebsite, das Internet, soziale Medien, Prospekte, Firmenbroschüren, Werbematerialien und Printmedien.
Darüber hinaus umfasst die Vorlage insbesondere Regelungen zur:
- Vervielfältigung: Foto-, Bild-, Video- und gegebenenfalls Tonaufnahmen können für die vorgesehenen Zwecke vervielfältigt werden.
- Bearbeitung: Die Aufnahmen dürfen entsprechend dem vorgesehenen Verwendungszweck verändert und bearbeitet werden, wobei die Persönlichkeitsrechte der betroffenen Person zu berücksichtigen sind.
- Gestalterischen Anpassung: Vorgesehen sind unter anderem Ausschnitte, Montagen, digitale oder fototechnische Veränderungen, Colorierungen sowie Schwarz-Weiß-Darstellungen.
- Einräumung von Nutzungsrechten: Die Erklärung verbindet die Einwilligung mit der Einräumung einfacher Nutzungsrechte für die beschriebenen Zwecke.
- Einbindung von Auftragnehmern: Die Vorlage berücksichtigt, dass Aufnahmen gegebenenfalls durch beauftragte Dienstleister bearbeitet werden.
- Freiwilligkeit: Die betroffene Person wird darauf hingewiesen, dass die Einwilligung freiwillig erteilt wird.
- Widerruf: Das Dokument sieht einen Hinweis auf das jederzeitige Widerrufsrecht sowie eine Kontaktmöglichkeit für den Widerruf vor.
- Datenschutzinformationen: Zusätzlich kann auf weiterführende Datenschutzinformationen des Unternehmens verwiesen werden.
Für wen ist die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen geeignet?
Die Vorlage richtet sich insbesondere an Unternehmen und Arbeitgeber, die personenbezogene Foto- oder Videoaufnahmen für ihre Öffentlichkeitsarbeit, das Marketing oder die Unternehmenskommunikation einsetzen möchten. Sie kann beispielsweise von Personalabteilungen, Marketingteams, Kommunikationsabteilungen oder Geschäftsführungen eingesetzt werden.
Besonders geeignet ist die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen, wenn Beschäftigte individuell erkennbar dargestellt werden und die konkrete Verwendung der Aufnahmen auf ihre Einwilligung gestützt werden soll. Das betrifft beispielsweise Mitarbeiterporträts auf der Website, Recruiting-Videos oder Social-Media-Kampagnen.
Wichtig ist die Abgrenzung zu ähnlichen Datenschutzdokumenten:
Unsere Datenschutzinformation zur Verwendung von Bildaufnahmen von Mitarbeitern erfüllt in erster Linie eine Informationsfunktion. Sie informiert Beschäftigte über die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten und die damit verbundenen datenschutzrechtlichen Rahmenbedingungen. Sie ersetzt nicht automatisch eine Einwilligung, wenn für die konkrete Verarbeitung eine solche benötigt und als Rechtsgrundlage herangezogen wird.
Ähnliches gilt für Datenschutzinformationen zur Verwendung von Bild- und Videoaufnahmen gemäß Art. 13 DSGVO. Diese dienen insbesondere der Erfüllung datenschutzrechtlicher Informationspflichten. Die hier beschriebene Vorlage dokumentiert dagegen ausdrücklich die Zustimmung zur vorgesehenen Verarbeitung und Veröffentlichung.
Eine allgemeine Einwilligung zur Verarbeitung personenbezogener Mitarbeiterdaten ist wiederum breiter angelegt.
Auch eine Einwilligung zur Aufzeichnung von Meetings und Konferenzen verfolgt einen anderen Zweck: Sie betrifft die Aufzeichnung von Ton und Bild im Rahmen von Besprechungen und ist nicht primär für die werbliche oder öffentliche Nutzung von Mitarbeiteraufnahmen konzipiert.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zur Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen
Was regelt eine Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen?
Sie dokumentiert, ob und in welchem Umfang eine betroffene Person mit der Aufnahme, Verarbeitung, Bearbeitung und Veröffentlichung von Foto- und Videomaterial einverstanden ist. Die Vorlage erfasst verschiedene Medien wie Unternehmenswebsites, soziale Netzwerke, Broschüren und sonstige Werbematerialien.
Können Mitarbeiterfotos mit der Einwilligung auf Social Media veröffentlicht werden?
Die Vorlage ist ausdrücklich auch für Veröffentlichungen in sozialen Medien vorgesehen. Unternehmen können sie daher als Einwilligung für Mitarbeiter einsetzen. Entscheidend ist, dass die vorgesehene Verwendung für die betroffene Person transparent beschrieben wird und die Voraussetzungen einer wirksamen Einwilligung erfüllt sind.
Kann eine Einwilligung zur Bildveröffentlichung widerrufen werden?
Ja. Eine datenschutzrechtliche Einwilligung muss grundsätzlich jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufbar sein. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung, die auf Grundlage der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgt ist, wird dadurch grundsätzlich nicht rückwirkend beseitigt.
Gilt die Einwilligung auch für die Bearbeitung von Fotos und Videos?
Die Vorlage umfasst ausdrücklich auch verschiedene Formen der Bearbeitung. Dazu zählen beispielsweise Ausschnitte, Montagen, Colorierungen, digitale Veränderungen oder Schwarz-Weiß-Darstellungen. Dabei sind die Persönlichkeitsrechte der abgebildeten Person zu berücksichtigen.
Was ist der Unterschied zwischen Einwilligung und Datenschutzinformation für Bildaufnahmen?
Die Datenschutzinformation dient insbesondere dazu, die betroffene Person über die Verarbeitung personenbezogener Daten zu informieren. Die Einwilligung zur Veröffentlichung von Bild- und Videoaufnahmen dokumentiert dagegen die Zustimmung zu der beschriebenen Verarbeitung und Nutzung. Je nach konkreter Verarbeitung können deshalb sowohl eine Einwilligungserklärung als auch die erforderlichen Datenschutzinformationen relevant sein.
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