Wer Bewerbungen entgegennimmt, verarbeitet zwangsläufig personenbezogene Daten. Bereits mit Eingang eines Lebenslaufs erhalten Unternehmen regelmäßig Angaben zum Namen, zu Kontaktdaten, zur beruflichen Qualifikation und zum bisherigen Werdegang eines Bewerbers. Je nach Bewerbung können weitere sensible Informationen hinzukommen. Für Arbeitgeber stellt sich deshalb die Frage, wie Bewerber transparent darüber informiert werden, was mit ihren Daten während und nach dem Bewerbungsverfahren geschieht.
Die Datenschutzinformationen für Bewerber bieten hierfür eine strukturierte Grundlage. Die Vorlage erläutert insbesondere, wer für die Datenverarbeitung verantwortlich ist, zu welchen Zwecken Bewerberdaten verarbeitet werden, auf welcher Rechtsgrundlage dies erfolgt und welche Rechte die betroffenen Personen haben.
Damit unterstützt die Datenschutzinformation Unternehmen dabei, ihre Informationspflichten gegenüber Bewerbern nach der DSGVO transparent umzusetzen. Die Vorlage eignet sich sowohl für klassische schriftliche Bewerbungen als auch für Bewerbungsunterlagen, die per E-Mail oder auf digitalem Weg übermittelt werden.
Wofür sind die Datenschutzinformationen für Bewerber gedacht?
Die Datenschutzinformationen für Bewerber dienen dazu, Bewerber nachvollziehbar über den Umgang mit ihren personenbezogenen Daten im Rahmen des Bewerbungsprozesses zu informieren. Unternehmen erhalten damit eine Vorlage, mit der wesentliche datenschutzrechtliche Informationen gebündelt gegenüber den betroffenen Personen kommuniziert werden können.
Im Mittelpunkt steht die Transparenz der Datenverarbeitung. Bewerber sollen erkennen können, welche Stelle für die Verarbeitung verantwortlich ist, wie ihre Bewerbungsdaten verarbeitet werden, ob eine Weitergabe erfolgt und wie lange die Daten gespeichert werden.
Das Dokument verfolgt damit insbesondere das Ziel, die datenschutzrechtlichen Informationspflichten im Bewerbungsverfahren strukturiert abzubilden. Dies betrifft beispielsweise Angaben zum Verantwortlichen und Datenschutzbeauftragten sowie Informationen über die Rechtsgrundlagen der Verarbeitung und die Rechte der Bewerber.
Die Vorlage kann an die konkreten Unternehmensdaten angepasst und anschließend in den jeweiligen Bewerbungsprozess eingebunden werden. So lässt sich eine einheitliche Datenschutzinformation für unterschiedliche Bewerbungswege bereitstellen.
Wann werden Datenschutzinformationen für Bewerber benötigt?
Die Vorlage ist immer dann relevant, wenn ein Unternehmen Bewerbungen erhält und dabei personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeitet. Das betrifft nicht nur große Unternehmen mit eigener Personalabteilung. Auch kleinere Betriebe, Selbstständige oder Organisationen können entsprechende Informationspflichten treffen, sobald sie Bewerberdaten erheben und verarbeiten.
Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:
- Bewerbung per E-Mail: Ein Bewerber übersendet Anschreiben, Lebenslauf und Zeugnisse direkt an das Unternehmen. Die enthaltenen Daten werden gespeichert und von zuständigen Mitarbeitern ausgewertet.
- Schriftliche Bewerbung: Bewerbungsunterlagen werden postalisch eingereicht und anschließend im Unternehmen für das Auswahlverfahren verwendet.
- Digitales Bewerbungsverfahren: Das Unternehmen nimmt Bewerbungen über digitale Prozesse entgegen und verarbeitet die Angaben anschließend innerhalb der Personalabteilung.
- Weiterleitung innerhalb einer Unternehmensgruppe: Eine Bewerbung könnte im Einzelfall auch für eine Position bei einem verbundenen Unternehmen interessant sein. Die Vorlage greift die mögliche Weitergabe von Bewerbungsdaten an ein Konzernunternehmen auf.
- Einstellung des Bewerbers: Wird aus dem Bewerber ein Arbeitnehmer, schließt sich an das Bewerbungsverfahren die Verarbeitung von Beschäftigtendaten an.
Gerade im Recruiting werden häufig umfangreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Deshalb sollte der Datenschutz bereits beim Eingang der Bewerbung berücksichtigt und nicht erst beim Abschluss eines Arbeitsvertrags geregelt werden.
Was ist in den Datenschutzinformationen für Bewerber enthalten?
Die Vorlage bildet verschiedene Themen ab, die für eine transparente Information der Bewerber über die Verarbeitung ihrer Daten relevant sind. Dabei wird nicht lediglich allgemein auf die DSGVO hingewiesen. Vielmehr werden konkrete Informationsbereiche des Bewerbungsverfahrens strukturiert dargestellt.
Zunächst enthält das Dokument Angaben dazu, für wen die Datenschutzhinweise gelten. Erfasst werden Bewerber, die ihre Unterlagen schriftlich oder digital an das Unternehmen übermittelt haben.
Darüber hinaus sieht die Vorlage Angaben zum datenschutzrechtlich Verantwortlichen vor. Hier können unter anderem Firmenname, gesetzlicher Vertreter, Anschrift, Telefonnummer, E-Mail-Adresse, Website und Registerinformationen eingetragen werden. Zusätzlich können die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten aufgenommen werden.
Weitere Inhalte betreffen insbesondere:
- die Verarbeitung und Speicherung der Bewerberdaten,
- den Zugriff auf die Bewerbungsunterlagen innerhalb des Unternehmens,
- die rechtliche Grundlage und den Zweck der Datenverarbeitung,
- eine mögliche Weitergabe von Bewerbungsdaten,
- die Speicherdauer nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens,
- Angaben zur zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde.
Einen umfangreichen Bereich nehmen außerdem die Betroffenenrechte nach der DSGVO ein. Die Vorlage informiert unter anderem über das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO, Berichtigung nach Art. 16 DSGVO, Löschung nach Art. 17 DSGVO, Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie Datenübertragbarkeit nach Art. 20 DSGVO.
Daneben werden das Beschwerderecht gegenüber der zuständigen Aufsichtsbehörde, der Widerruf einer gegebenenfalls erteilten Einwilligung sowie das Widerspruchsrecht behandelt.
Für wen sind die Datenschutzinformationen für Bewerber geeignet?
Die Datenschutzinformationen für Bewerber richten sich vor allem an Arbeitgeber und andere Organisationen, die Bewerbungen entgegennehmen und im Rahmen ihrer Personalgewinnung personenbezogene Daten verarbeiten. Dazu gehören beispielsweise Unternehmen unterschiedlicher Größen, Personalabteilungen, Gewerbetreibende und sonstige Arbeitgeber.
Rechtlicher Ausgangspunkt sind insbesondere die Transparenz- und Informationspflichten der DSGVO. Werden personenbezogene Daten unmittelbar beim Bewerber erhoben, ist vor allem Art. 13 DSGVO relevant. Die betroffene Person muss unter anderem über den Verantwortlichen, die Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung, mögliche Empfänger, die Speicherdauer beziehungsweise deren Kriterien sowie ihre Betroffenenrechte informiert werden.
Für die Verarbeitung von Bewerberdaten ist in Deutschland daneben insbesondere § 26 BDSG relevant. Danach dürfen personenbezogene Daten von Beschäftigten unter bestimmten Voraussetzungen verarbeitet werden, wenn dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Der Beschäftigtenbegriff des § 26 BDSG erfasst ausdrücklich auch Personen, die sich um ein Beschäftigungsverhältnis bewerben. Je nach konkreter Verarbeitung können zusätzlich weitere Rechtsgrundlagen der DSGVO einschlägig sein.
Die Vorlage sollte daher von anderen Datenschutzdokumenten unterschieden werden:
Textbaustein Bewerber – DSGVO-konforme Formulierung zur Datenspeicherung: Dieser ist insbesondere dann sinnvoll, wenn lediglich eine kompakte Formulierung zur Speicherung von Bewerberdaten benötigt wird. Die Datenschutzinformationen für Bewerber sind dagegen wesentlich umfassender und informieren über den gesamten datenschutzrechtlichen Rahmen des Bewerbungsverfahrens.
Datenschutzklausel Arbeitsvertrag: Sie betrifft die datenschutzrechtliche Gestaltung eines bestehenden beziehungsweise begründeten Arbeitsverhältnisses. Die hier beschriebene Vorlage setzt dagegen bereits früher an – nämlich während der Bewerbungs- und Auswahlphase.
Datenschutzinformationen für Kunden, Interessenten und Kontaktpersonen: Diese richten sich an andere Personengruppen und betreffen Datenverarbeitungen im Zusammenhang mit Kundenbeziehungen, Geschäftsanbahnungen und sonstigen geschäftlichen Kontakten. Für personenbezogene Daten im Recruiting ist dagegen die speziell auf Bewerber zugeschnittene Datenschutzinformation vorgesehen.
Damit eignet sich die Vorlage insbesondere für Unternehmen, die für ihr Bewerbungsverfahren ein eigenständiges Informationsdokument einsetzen möchten, statt Bewerberdaten lediglich über allgemeine Datenschutzhinweise abzudecken.
Häufig gestellte Fragen (FAQ) zu Datenschutzinformationen für Bewerber
Warum benötigen Unternehmen Datenschutzinformationen für Bewerber?
Im Bewerbungsverfahren werden zahlreiche personenbezogene Daten verarbeitet. Nach der DSGVO müssen betroffene Personen transparent über wesentliche Aspekte dieser Verarbeitung informiert werden. Die Vorlage unterstützt Unternehmen dabei, diese Informationen strukturiert gegenüber Bewerbern bereitzustellen.
Welche personenbezogenen Daten können bei einer Bewerbung verarbeitet werden?
Nein. Sie ergänzt regelmäßig einen bestehenden Liefer-, Rahmen- oder Entwicklungsvertrag. Während der Hauptvertrag die eigentliche Geschäfts- und Lieferbeziehung regelt, konzentriert sich die Qualitätsvereinbarung auf die technischen und organisatorischen Anforderungen der Qualitätssicherung.
Ist die Datenschutzinformation dasselbe wie eine Einwilligung?
Nein. Eine Datenschutzinformation dient zunächst der Erfüllung von Informations- und Transparenzpflichten. Eine Einwilligung stellt dagegen eine mögliche Rechtsgrundlage für bestimmte Datenverarbeitungen dar. Nicht jede Verarbeitung von Bewerberdaten setzt eine Einwilligung voraus.
Welche Rechtsgrundlagen sind bei Bewerberdaten relevant?
Eine zentrale Rolle spielen die Informationspflichten der Art. 12 ff. DSGVO, insbesondere Art. 13 DSGVO bei einer unmittelbaren Datenerhebung. Für die Verarbeitung von Bewerberdaten im Zusammenhang mit der Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses ist in Deutschland außerdem § 26 BDSG von besonderer Bedeutung.
Was passiert mit den Daten, wenn der Bewerber eingestellt wird?
Kommt ein Arbeitsverhältnis zustande, endet zwar das eigentliche Bewerbungsverfahren, die Verarbeitung personenbezogener Daten jedoch nicht. Die für das Beschäftigungsverhältnis benötigten Daten können anschließend als Beschäftigtendaten weiterverarbeitet werden. Für diese Phase sind gegebenenfalls ergänzende Datenschutzinformationen oder arbeitsvertragliche Datenschutzregelungen erforderlich.
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