KI-Schulungspflicht ab 2025

Seit dem 1. August 2024 ist die europäische KI-Verordnung („KI-VO“) offiziell in Kraft. Auch wenn viele Regelungen der Verordnung erst ab dem 2. August 2026 vollständig greifen, gibt es bereits wichtige Zwischenziele. Besonders praxisrelevant: Die KI-Schulungspflicht ab 2025, genauer gesagt dem 2. Februar 2025, verpflichtet Unternehmen ihre Mitarbeitenden im Umgang mit Künstlicher Intelligenz (KI) zu schulen – ein Punkt, der zahlreiche Betriebe betrifft, oftmals aber ohne, dass sie es wissen.

Die neue Schulungspflicht nach Art. 4 KI-VO: Worum geht es?

Die Pflicht zur Schulung ergibt sich aus Artikel 4 der KI-Verordnung. Darin wird verlangt, dass Anbieter und Betreiber von KI-Systemen geeignete Maßnahmen treffen, um sicherzustellen, dass ihre Beschäftigten über ausreichende KI-Kompetenz verfügen. Dies betrifft sowohl technische Kenntnisse als auch ein grundlegendes Verständnis über die Wirkungsweise, Risiken und Einsatzmöglichkeiten von KI.

Die Erwägungsgründe der Verordnung konkretisieren diese Anforderungen weiter:

• Mitarbeitende sollen fundierte Entscheidungen im Zusammenhang mit KI treffen können.
• Sie sollen die technischen Elemente und Ausgaben von KI-Systemen verstehen.
• Die Auswirkungen von KI-Entscheidungen auf betroffene Personen sollen nachvollzogen werden.
• Alle Akteure entlang der KI-Wertschöpfungskette sollen über ausreichende Kompetenzen verfügen.

Ziel der Schulungspflicht ist es, den Einsatz vertrauenswürdiger KI in der gesamten EU zu stärken, den Schutz von Grundrechten zu sichern und gleiche Wettbewerbsbedingungen zu schaffen.

Welche Unternehmen sind betroffen?

Entgegen der Annahme, die Regelung beträfe nur große Tech-Konzerne oder KI-Entwickler, gilt die Pflicht für nahezu alle Unternehmen. Denn nicht nur Anbieter, die KI-Systeme entwickeln, sind adressiert – auch Betreiber, die externe KI-Anwendungen nutzen, sind betroffen. Bereits der Einsatz von Tools wie Canva, ChatGPT oder anderen praktischen KI-Tools genügt, um in den Anwendungsbereich zu fallen.

Auch Kleinbetriebe oder Start-ups sind nicht ausgenommen – Unternehmensgröße, Umsatz oder Branche spielen keine Rolle. Die KI-Schulungspflicht ab 2025 gilt unabhängig von der Unternehmensstruktur und betrifft daher weite Teile der Wirtschaft.

Wie kann eine KI-Schulung in der Praxis aussehen?

Die Verordnung schreibt keine bestimmte Form der Schulung vor. Unternehmen können frei entscheiden, wie sie die Schulung gestalten – wichtig ist nur, dass das Ziel erreicht wird: die Entwicklung eines ausreichenden Verständnisses bei den Mitarbeitenden.

Dabei ist ein zweistufiger Ansatz sinnvoll:

1. Grundlagenschulung: Einführung in die Funktionsweise von KI, deren Chancen und Risiken.
2. Einsatzspezifische Schulung: Vertiefung für Mitarbeitende, die direkt mit bestimmten KI-Systemen arbeiten – z. B. Bewerbermanagement-Software oder Analyse-Tools im Marketing.

Je höher das Risiko des eingesetzten Systems (z. B. bei sensiblen personenbezogenen Daten oder automatisierten Entscheidungsprozessen), desto umfassender muss die Schulung ausfallen.

Welche Konsequenzen drohen bei Verstößen?

Ein Verstoß gegen die Schulungspflicht ist zwar nicht direkt bußgeldbewehrt, dennoch hat die Pflicht rechtlich erhebliche Auswirkungen: Kommt es zu Schäden aufgrund unsachgemäßer Nutzung von KI seitens der Mitarbeiter und liegt keine Schulung vor, droht dem Unternehmen zivilrechtliche Haftung.

Die Schulung ist also ein effektives Mittel zur Risikoabsicherung. Denn wer schult – und dies dokumentieren kann –, hat im Ernstfall bessere Chancen, sich gegen Ansprüche zu verteidigen.

Strategien zur Umsetzung im Unternehmen

Unternehmen sollten die KI-Schulungspflicht nicht als Last, sondern als Chance zur strukturierten Kompetenzentwicklung betrachten. Folgende Schritte sind zu empfehlen:

1. Monitoring: Welche KI-Systeme werden im Unternehmen aktuell eingesetzt? Welche Risiken bestehen?
2. Rollenklärung: Ist man Anbieter oder Betreiber von KI-Systemen?
3. Kompetenzanalyse: Welchen Wissensstand haben Mitarbeitende? Wo gibt es Schulungsbedarf?
4. Erstellung einer KI-Richtlinie: Leitlinien für den Umgang mit KI intern im Unternehmen entwickeln und kommunizieren.
5. Dokumentation: Auch wenn gesetzlich nicht vorgeschrieben, empfiehlt sich eine nachvollziehbare Dokumentation aller Schulungsmaßnahmen.

Sonderfall: Hochrisiko-KI und HR-Abteilungen

Besonders kritisch ist der Einsatz sogenannter Hochrisiko-KI – etwa bei Bewerberanalysen oder Mitarbeiterbewertungen. In solchen Fällen sind die Anforderungen an Schulungsinhalte besonders hoch. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass alle Beteiligten die Funktionsweise, Entscheidungslogik und potenziellen Auswirkungen solcher Systeme verstehen.

Hierzu gehört auch, dass betroffene Beschäftigte – etwa Bewerber oder Mitarbeitende – über den Einsatz solcher Systeme informiert werden. Sie haben gemäß Art. 86 KI-VO ein Recht auf nachvollziehbare Erläuterungen.

Beteiligung des Betriebsrats nicht vergessen

Unternehmen mit Betriebsrat müssen diesen bei der Einführung und Anwendung von KI-Systemen sowie bei Schulungsmaßnahmen einbeziehen. Laut § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG besteht ein Mitbestimmungsrecht, insbesondere wenn Systeme zur Überwachung von Verhalten oder Leistung eingesetzt werden.

Auch die Schulung selbst gilt als innerbetriebliche Fortbildung und unterliegt daher dem Mitbestimmungsrecht (§ 98 BetrVG). Der Betriebsrat ist also umfassend zu informieren und in die Schulungskonzeption einzubeziehen.

Fazit KI Schulungspflicht ab 2025: Jetzt handeln – nicht erst 2026

Auch wenn die vollständige Einhaltung der KI-Verordnung erst 2026 Pflicht ist, sollten Unternehmen bereits jetzt aktiv werden. Die Schulungspflicht greift bereits. Unternehmen, die frühzeitig Strategien entwickeln, ihre Mitarbeitenden sensibilisieren und interne Leitlinien erarbeiten, sichern sich nicht nur rechtlich ab – sie schaffen auch die Grundlage für den vertrauensvollen und produktiven Einsatz von KI.

Die Schulung von Mitarbeitenden ist dabei kein „Nice-to-have“, sondern ein entscheidender Schritt auf dem Weg zu Compliance, Innovationsfähigkeit und nachhaltigem Unternehmenserfolg. Die KI-Schulungspflicht ab 2025 ist dabei ein zentrales Element dieser Entwicklung.

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❓ FAQ zur KI-Schulungspflicht ab 2025

Die KI-Schulungspflicht ergibt sich aus Artikel 4 der EU-KI-Verordnung. Unternehmen, die KI-Systeme entwickeln oder nutzen, müssen sicherstellen, dass ihre Mitarbeitenden über ausreichende Kenntnisse im Umgang mit Künstlicher Intelligenz verfügen – sowohl technisch als auch ethisch und rechtlich.

Die Schulungspflicht tritt am 2. Februar 2025 in Kraft – deutlich vor dem vollständigen Inkrafttreten der übrigen KI-Verordnung im August 2026.

Nahezu alle Unternehmen – unabhängig von Branche oder Größe. Schon der Einsatz von Tools wie ChatGPT, Canva oder automatisierten Bewerbermanagementsystemen kann die Pflicht auslösen, selbst bei kleinen Betrieben oder Start-ups.

Die Verordnung gibt keine feste Schulungsform vor. Empfehlenswert ist ein zweistufiges Modell:

1. Grundlagenschulung (Funktionsweise, Chancen, Risiken von KI)
2. Einsatzspezifische Schulung (je nach genutztem System und Risiko)

Zwar drohen keine direkten Bußgelder, aber: Unternehmen haften zivilrechtlich, wenn durch mangelnde Schulung Schäden entstehen. Eine dokumentierte Schulung kann in Streitfällen haftungsmindernd wirken.

Ja. Der Betriebsrat hat ein Mitbestimmungsrecht (§ 98 BetrVG), wenn es um innerbetriebliche Fortbildungen oder die Einführung von Systemen zur Leistungsüberwachung geht – das gilt auch für KI-Schulungen.